Mengenal dan Menentukan Prioritas

Sumber: www.AnneAhira.com

Mengenal Prioritas

Prioritas adalah sesuatu yang sangat penting dalam keseharian kita. Menentukan prioritas adalah suatu keterampilan yang harus dikuasai karena sesungguhnya setiap kegiatan atau aktivitas memiliki bobot yang berbeda.

Ada kegiatan penting, sangat penting dan ada yang tidak penting bahkan sangat tidak penting. Kita harus cerdas dalam memberi bobot suatu kegiatan dengan pertimbangan kepentingannya.

Waktu yang kita punya sebetulnya sangat terbatas. Semua orang hanya mempunyai 24 jam sehari, 7 hari sepekan, 30 hari sebulan dan 365 hari dalam setahun.

Sementara, kepentingan dan urusan kita mungkin saja akan menghabiskan seluruh waktu yang tersedia itu. Bahkan berapapun banyaknya kegiatan dan urusan yang harus kita kerjakan jelas tidak akan menambah jatah waktu itu.

Mengingat terkadang, urusan kita bisa terjadi di tempat yang berbeda, penentuan prioritas ini sangat penting. Kita tidak mungkin berada di tempat yang berbeda dalam waktu yang bersamaan.

Prioritas ini memang akhirnya akan berhubungan dengan efektivitas kerja dan produktivitas. Kunci utama dalam menentukan prioritas adalah kita harus menentukan mana hal yang penting dan mana hal yang tidak penting.

Aturan Pareto

Vilfredo Pareto, seorang ahli ekonomi asal Italia menemukan suatu alat yang berguna untuk menentukan prioritas yaitu prinsip Pareto. Prinsip pareto ini menyebutkan bahwa 20 persen hal terpenting akan menyumbang pada 80 persen keberhasilan.

Dalam prinsip manajemen waktu, aturan Pareto ini dapat diterapkan dengan mempercayai bahwa pemanfaatan 20 persen waktu terbaik Anda akan mempengaruhi kualitas penggunaan waktu yang 80 persen sisanya.

Sebagai contoh, jika Anda ingin menjadi pemain sepak bola yang handal dan Anda hanya memiliki waktu 100 hari, maka Anda harus memelajari teknik bermain sepak bola dengan sangat bersungguh-sungguh dalam waktu 20 jam, sementara sisa waktu 80 jam akan Anda pergunakan untuk melatih teknik yang telah Anda pelajari berulang-ulang hingga mahir.

Menentukan Prioritas Kegiatan

Dalam menentukan prioritas kegiatan, ada hal-hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

  1. Waktu yang berbeda di tempat yang sama. Misalkan Anda memiliki janji untuk bertemu dengan Klien A pada hari Kamis 28 November 2010 jam 1 siang  di sebuah restoran. Sementara Anda juga memiliki janji dengan Klien B pada hari Sabtu, 30 November 2010 di gedung yang sama. Dalam kondisi ini sebaiknya Anda menjadwalkan ulang pertemuan dengan salah satu klien agar Anda tidak perlu datang ke tempat yang sama pada hari yang berbeda. Jadi Anda telah melakukan efisiensi penggunaan waktu.
  2. Waktu yang berdekatan untuk kegiatan yang bertolak belakang. Misalnya Anda akan pergi berlibur pada hari Sabtu, maka jangan mengadakan rapat koordinasi yang serius pada hari Jumat. Jadwalkan pada hari Kamis agar Anda dapat berkonsentrasi penuh saat rapat dan tidak akan memikirkan rapat saat akan berangkat liburan.
  3. Waktu dan tipe kepribadian. Setiap orang memiliki ‘golden time’ yaitu waktu dimana mereka memiliki stamina dan semangat yang paling baik untuk mengerjakan suatu hal. Jadwalkan pekerjaan-pekerjaan yang sulit dan memutuhkan konsentrasi penuh Anda pada golden time Anda.

Manusia adalah makhluk yang mempunyai banyak peran, sehubungan dengan relasinya dengan orang lain. Misalnya, seorang wanita mempunyai peran sebagai anak, kakak, teman, sahabat, istri, ibu, dan lainnya.

Masing–masing peran akan menuntut waktu Anda. Oleh karena itu cerdas dan cermat dalam menentukan prioritas sangat diperlukan agar kehidupan Anda berjalan dengan baik.

Advertisements